Evacia Ventilatietechniek is gespecialiseerd in ventilatie- en klimaatinstallaties voor woning- en utiliteitsbouw. Als jong en groeiend installatiebedrijf merkte de organisatie dat de bestaande werkwijze steeds vaker een rem vormde op verdere groei. Verspreide informatie, handmatige processen en afhankelijkheid van individuele medewerkers maakten het lastig om efficiënt te werken en overzicht te behouden.
Met de implementatie van BYTE24 besloot Evacia deze uitdagingen structureel aan te pakken.
De uitdaging: informatie met iedereen gedeeld en processen minder afhankelijk van personen
Voor de overstap naar BYTE24 werden projecten voornamelijk beheerd in Excel. Voor elk project werden aparte mappen aangemaakt en veel essentiële kennis zat bij één persoon binnen de organisatie. Hierdoor ontstond een kwetsbare situatie waarbij processen sterk afhankelijk waren van individuele kennis en ervaring.
Ook de administratieve afhandeling kostte veel tijd. Facturatie verliep via e-mail, waarna facturen handmatig in Exact werden aangemaakt. Inkoopprocessen werden eveneens via losse e-mails verwerkt. Daarnaast werkte iedere medewerker op zijn eigen manier, waardoor uniformiteit, inzicht en controle ontbraken.
De oplossing: één centraal platform met BYTE24
Om meer grip te krijgen op projecten, planning en administratie koos Evacia voor BYTE24 als centrale bedrijfsoplossing. Evacia werkt met Bytebouw, de inrichting van BYTE24 voor bouw- en installatiebedrijven.
Met BYTE24 zijn projectinformatie, urenregistratie, klantgegevens en voortgang samengebracht in één overzichtelijke omgeving. Tijdens de implementatie werden medewerkers actief betrokken bij de inrichting van het systeem. Hierdoor sloot de oplossing goed aan op de dagelijkse praktijk en ontstond er draagvlak binnen de organisatie.
Hoewel het loslaten van de vertrouwde Excel-overzichten voor sommige medewerkers een uitdaging was, werden de voordelen van BYTE24 al snel zichtbaar.
Direct resultaat: meer overzicht en minder afhankelijkheid
Binnen enkele maanden na de implementatie werden duidelijke verbeteringen zichtbaar.
Alle projectinformatie is nu centraal beschikbaar in BYTE24, waardoor medewerkers altijd beschikken over actuele gegevens. Kennis is niet langer afhankelijk van één persoon en projecten zijn voor iedereen veel beter inzichtelijk.
Ook de samenwerking tussen binnen- en buitendienst is verbeterd. Monteurs registreren werkzaamheden steeds vaker rechtstreeks in het systeem, waardoor informatie direct beschikbaar is voor projectleiding en administratie.
Belangrijkste voordelen van BYTE24 voor Evacia
- Eén centrale plek voor alle projectinformatie
- Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers
- Gestandaardiseerde werkprocessen
- Meer inzicht in projecten, uren en voortgang
- Betere samenwerking tussen kantoor en buitendienst
- Minder handmatige administratie
- Hogere efficiëntie en professionaliteit
Transparantere facturatie, sterkere klantrelaties
Een van de meest gewaardeerde verbeteringen is de wijze waarop facturen worden opgebouwd. Dankzij BYTE24 kan Evacia klanten veel meer inzicht geven in de uitgevoerde werkzaamheden. Facturen bevatten een duidelijke onderbouwing van gewerkte uren, uitgevoerde activiteiten en projectdetails.
Klanten reageren hier zeer positief op. De transparantie leidt tot meer vertrouwen, minder vragen achteraf en een professionelere uitstraling.
Kennis is niet langer afhankelijk van één persoon en projecten zijn voor iedereen veel beter inzichtelijk.
Ook op de werkvloer levert BYTE24 tijdwinst op
Steeds meer monteurs registreren werkzaamheden digitaal en laten opdrachten direct aftekenen via het systeem.
Vooral bij detachering levert dit grote voordelen op. Gewerkte uren worden dagelijks digitaal goedgekeurd, waardoor de administratieve verwerking aanzienlijk sneller verloopt en discussies over uren achteraf worden voorkomen.
Klaar voor de volgende groeifase
De implementatie van BYTE24 heeft Evacia geholpen om de stap te maken van een organisatie die sterk leunde op Excel en individuele kennis, naar een bedrijf met gestroomlijnde processen en centraal inzicht.
De komende periode wil Evacia BYTE24 uitbreiden met onder andere aanvullende HR-koppelingen, uitgebreid relatiebeheer, digitale handtekeningen en een verder geïntegreerde projectplanning.
Conclusie
Met BYTE24 heeft Evacia Ventilatietechniek een solide fundament gelegd voor verdere groei. De organisatie beschikt over meer grip op projecten, meer inzicht in werkzaamheden en een sterk verbeterde samenwerking tussen kantoor en buitendienst.
Wat begon als een zoektocht naar meer overzicht, heeft geleid tot een organisatie die efficiënter werkt, professioneler communiceert en klaar is voor de toekomst.
